Concretiseren van de processtructuur in de procesnota

De projectleider neemt in deze fase (onder meer) volgende taken op:

• hij zet binnen de krijtlijnen die de bevoegde overheid aangeeft en in nauwe samenwerking met het projectteam, de richtingen uit om het onderzoekskader te bepalen;
• hij verdeelt taken in functie van het onderzoekskader en stuurt deze aan;
• hij brengt de juiste mensen op het gepaste tijdstip rond de tafel, organiseert de vergaderingen en zet de verschillende actoren aan om oplossingsgericht te komen tot een afgestemde analyse van de onderzoeken en oplossing voor de projectdoelstellingen;
• hij schat de projectrisico’s in en neemt corrigerende maatregelen;
• hij bewaakt de timing van de parallelle onderzoeken en de adviezen;
• hij volgt de verschillende deelfases van het project op en beslist wanneer die fases afgerond kunnen worden in functie van volgende stappen en besluitvorming;
• hij informeert en rapporteert naar de stuurgroep en bereidt de stuurgroepvergaderingen voor. Op deze stuurgroepvergaderingen zullen knopen worden doorgehakt.

Het is mogelijk dat de initiatiefnemer reeds in de verkenningsfase een persoon heeft aangeduid als projectleider. Ga in dat geval na of deze persoon nog steeds de meest geschikte persoon is om de taken van projectleider op te nemen

De procesbegeleider is de rechterhand van de projectleider en bepaalt het verloop van het proces.
Het is mogelijk dat reeds in de verkenningsfase een persoon werd aangeduid als procesbegeleider. Ga in dat geval na of deze persoon nog steeds de meest geschikte persoon is om deze taak op te nemen.

De procesbegeleider overziet de totaliteit van het proces en werkt in functie van de doelstellingen.

De procesbegeleider neemt (onder meer) volgende taken op in de onderzoeksfase:

• ondersteunt het proces vanuit de eigen deskundigheid en doet daarbij beroep op inzichten in netwerken en machtsrelaties;
• bewaakt de kwaliteit van de procesvoering, inzonderheid wat betreft interactie met betrokkenen en een voldoende brede participatie (evalueert de actorenanalyse en organiseert de participatie);
• adviseert de stuurgroep in functie van het, in samenspraak met de projectleider, inrichten en gebeurlijk bijstellen van het proces zodat het gunstig verloopt voor alle partijen;
• helpt mee aan het creëren van draagvlak voor het project dat via de onderzoeken verder vorm krijgt;
• bewaakt in overleg met de projectleider de timing van de parallelle onderzoeken en de adviezen;
• bemiddelt bij knelpunten tussen de betrokken actoren, inzonderheid bij verstoorde communicatie;
• faciliteert overlegmomenten die de betrokkenheid van actoren bij het proces verhogen en die het mogelijk maken de aanwezige kennis te activeren en te capteren (faciliteert samenwerkingsverbanden en informatiedoorstroming).

Bij het uittekenen van de procesnota in de verkenningsfase werd een multidisciplinair projectteam samengesteld. Dit projectteam zal verantwoordelijk zijn voor de uitwerking van het project en het verloop van het proces.

Dit multidisciplinair team kan wijzigen naargelang de procesfase. Zo kan het dat er extra experten nodig zijn om een bepaald onderzoek uit te voeren of te evalueren. Het is niet zo dat iedere expert die een bepaald onderzoek uitvoert of evalueert automatisch deel uitmaakt van het projectteam. De samenstelling van dit team zal afhankelijk zijn van het complexe project, de gestelde probleemstellingen en/of opportuniteiten.

Ga na of het projectteam nog over de vereiste capaciteiten beschikt.
Door ervoor te zorgen dat de leden van het projectteam een duidelijk mandaat hebben van hun organisatie en dat er helderheid is over de vereiste tijdsinzet, creëer je binnen het projectteam een gevoel van medeverantwoordelijkheid en beslissingskracht.

Probeer er wel voor te zorgen dat een beperkte kern van het projectteam onveranderd blijft gedurende het hele proces. Deze kern zorgt ervoor dat kennis en ervaring van A tot Z doorgegeven worden.

Verantwoordelijkheden van de leden van het projectteam tijdens de onderzoeksfase:

• Frequent terugkoppelen naar de eigen organisatie
• Gemaakte afspraken in de procesnota respecteren
• Oplossingsgericht werken: beschikken over de wil om een consensus te bereiken, verschillende opvattingen respecteren
• Verknopen van de verschillende belangen
• Vertalen van enorme hoeveelheden technische informatie
• Verwerken van inspraakreacties en opmerkingen die tijdens het openbaar onderzoek zijn geformuleerd

In deze fase heeft de procesverantwoordelijke de taak om de alternatievenonderzoeksnota over te maken aan de dienst Mer en aan de adviesinstanties.

In een aantal gevallen zal de procesverantwoordelijke de alternatievenonderzoeksnota, samen met alle beschikbare informatie over de mogelijke (gewest)grensoverschrijdende effecten, voor advies bezorgen aan de bevoegde autoriteiten van andere lidstaten van de Europese Unie, verdragspartijen bij het Verdrag van Espoo of andere gewesten.

Hij zal ook de synthesenota en het voorontwerp van voorkeursbesluit aan de adviesinstanties bezorgen. Hij maakt een verslag van de adviesvergadering en bezorgt dat aan de adviesinstanties.

Gedurende het ganse proces speelt de publieke en/of private initiatiefnemer een belangrijke rol. Hij bracht immers het project op de agenda en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van het project. De initiatiefnemer speelt in feite een dubbele rol. Enerzijds volgt de initiatiefnemer de voortgang van het proces van nabij op, bewaakt hij de kwaliteit van de processtructuur en levert hij gewoonlijk ook de projectleider. Voorts kan de initiatiefnemer politieke begeleiding zoeken voor het proces. Anderzijds is de initiatiefnemer een vooraanstaande belanghebbende van het project. De initiatiefnemer investeert en de publieke initiatiefnemer geeft uitvoering aan zijn maatschappelijke taken. Door het directe belang zal hij mee instaan voor de financiering en organisatie van de uit te voeren onderzoeken en processtappen in deze fase.

Deze rol/functie kan noodzakelijk of nuttig zijn omwille van een potentieel grote impact van het project op grote groepen burgers. De omgevingsmanager werkt uiteraard nauw samen met de procesbegeleider.

Deze persoon is een belangrijke schakel tussen het projectteam en de omgeving. Hij zorgt ervoor dat de leden van het projectteam in contact worden gebracht met de omgeving (gebruikers, bewoners, overheden, enz.) en dat ze elkaar ook beter begrijpen. De omgevingsmanager kan bijvoorbeeld periodiek een buurtplatform organiseren om een partnerschapsrelatie met de buurt tot stand te brengen.

Binnen de administratie en tussen overheden kan een stuurgroep opgericht worden die de voortgang van het complexe project opvolgt. Mogelijk werd deze stuurgroep reeds in de verkenningsfase opgericht.
Deze stuurgroep kan instaan voor de mandatering van het projectteam. Zij valideert in voorkomend geval bepaalde voorstellen van het projectteam. De samenstelling van de stuurgroep hoeft geen afspiegeling te zijn van de leden van het projectteam.

Mogelijke taken van de stuurgroep gedurende de onderzoeksfase:

• De procesnota valideren in geval van wijzigingen
• De alternatievenonderzoeksnota en/of synthesenota beoordelen
• Bij knelpunten inzake het procesverloop tussenkomen
• Het beschikbaar budget beheren
• De timing van het proces opvolgen
• Afstemmen met de besluitvormers

Een kwaliteitskamer kan– met adviserende stem – worden ingeschakeld om de kwaliteit van het voorgenomen project, onderzoeken of bepaalde deelaspecten van het project te begeleiden en te ondersteunen (zoals de architecturale uitwerking van het project of de (her)aanleg van het openbaar domein dat er mee gepaard gaat). Het begrip kwaliteit wordt binnen die groep van gerenommeerde specialisten (uit binnen- en buitenland) bekeken vanuit de “ruimtelijke kwaliteit” waarbij vormgeving, samenhang met de historische en landschappelijke context, publieke toegankelijkheid en duurzaamheid belangrijke beoordelingsaspecten zijn. Een kwaliteitskamer kan uiteraard ook heel andere aspecten bekijken, zoals de sociale context.

Je betrekt een dergelijke kwaliteitskamer best zo vroeg mogelijk in het proces, afhankelijk van het voorwerp waarover je feedback wil.

In veel processen kan het een meerwaarde zijn om een reeks van actoren samen te brengen in een klankbordgroep. Het is immers niet de bedoeling om alle adviesinstanties en andere mogelijk relevante actoren deel te laten uitmaken van het multidisciplinair projectteam. Voor de werkbaarheid van een projectteam is het belangrijk dergelijk team te beperken tot bijvoorbeeld maximaal 12 leden.

Via een klankbordgroep kan je een reeks van andere actoren (specifieke adviesinstanties, vertegenwoordigers van het maatschappelijk middenveld, lokale actoren,..) actief mee betrekken.